O Sistema de Votação é composto por uma Central de Votação, Terminais de Votação em número adequado para a aplicação do cliente e um Software Aplicativo que roda em ambiente Windows. Todo sistema é acondicionado em maleta de transporte com capacidade para até 48 Terminais de Votação, 1 Central de Votação, além da fonte de alimentação e cabos
A maleta de transporte possui placas eletrônicas apropriadas para realização da carga e monitoramento das baterias dos Terminais de Votação, e LEDs para indicar o estado das baterias.
O Sistema de Votação foi desenvolvido, inicialmente, para ser utilizado nas reuniões do Conselho Universitário da Universidade de São Paulo (USP). Devido à sua praticidade, diversas unidades da USP demonstraram interesse em utilizá-lo em suas reuniões de Congregação e Conselhos Técnicos Administrativos (CTAs). Hoje o Sistema de Votação CNZ é um produto consolidado e está instalado nas seguintes unidades da USP: Escola Politécnica (POLI-USP), Faculdade de Medicina (FMUSP), Faculdade de Odontologia (FOUSP), Escola Superior de Agronomia "Luiz de Queiroz" (ESALQ-USP), Instituto de Física de São Carlos (IFSC-USP), Instituto de Ciências Matemáticas e Computação de São Carlos (ICMC-USP), Faculdade de Direito (FDUSP) e Faculdade de Medicina de Riberão Preto (FMRP).
O sistema também pode ser usado em plenários de Câmaras Municipais e Estaduais, reuniões de condomínios, palestras iterativas e até cursos nos quais é necessária a opinião dos participantes sobre determinados assuntos
A Central de Votação é o equipamento responsável pela coordenação de toda a comunicação de dados com os Terminais de Votação Sem Fio. De um lado, a Central de Votação se comunica através da interface USB com software aplicativo instalado em microcomputador com sistema operacional Windows. Do outro lado, troca informações (dados) com os Terminais de Votação utilizando tecnologia similar às redes WiFi, com diversos canais de frequência na faixa de 2.4GHz.
A alimentação da Central de Votação é feita pela própria interface USB.
A Central de Votação pode ser configurada para se comunicar com até 512 (quinhentos e doze) Terminais de Votação num mesmo ambiente.
Os Terminais de Votação são equipamentos portáteis que trocam informações (dados) com a Central de Votação utilizando tecnologia similar às redes WiFi, com diversos canais de frequência na faixa de 2.4GHz e, com um identificador único (endereço).
A parte frontal do Terminal de Votação contém uma etiqueta em policarbonato com 3 (três) teclas (SIM, NÃO e ABS), um LED bicolor (vermelho/verde) para informar o estado atual do Terminal de Votação e, um LED verde para indicar o estado das votações.
Os Terminais de Votação conseguem se comunicar com a Central de Votação, em visada direta (sem obstáculos), num raio de até 70 metros de distância. Os Terminais de Votação são alimentados com baterias recarregáveis de Ni-MH, com autonomia de 12 horas de utilização contínua em votações e, superior a 24 horas em repouso ("stand by").
Acompanha o Sistema de Votação um software aplicativo para ser instalado em microcomputadores com sistema operacional Windows.
Além do processamento de dados, o aplicativo necessita utilizar 2 saídas de vídeo e 1 (uma) porta USB. Pela porta USB o aplicativo se comunica com a Central de Votação, e esta com os Terminais de Votação.
Em um monitor de vídeo são apresentadas informações sobre o Sistema de Votação para o operador do sistema e, no outro monitor de vídeo (ou "datashow") são apresentadas para o colegiado as informações sobre as votações.
O operador do sistema tem controle total sobre o estado de funcionamento dos Terminais de Votação através de uma janela apresentada em um monitor de vídeo. Pela janela do aplicativo, o operador pode: gerenciar os colegiados (nome dos votantes e identificação do Terminal de Votação); habilitar ou desabilitar o(s) Terminal(is) de Votação; identificar e trocar um Terminal de Votação que não esteja funcionando adequadamente (p.ex.: bateria baixa); verificar a comunicação de dados com os Terminais de Votação inclusive com o monitoramento da tensão da bateria; selecionar se a votação será secreta (só totalizações) ou aberta (relaciona nome do votante e o seu voto); iniciar, apurar ou cancelar uma votação.
No outro monitor de vídeo (ou "datashow") são apresentadas janelas que dependem do que estiver sendo discutido/votado no momento. Enquanto o colegiado estiver discutindo um determinado assunto, pode-se utilizar essa saída de vídeo para executar apresentações e apresentar documentos eletrônicos, etc. Quando for iniciar uma votação, o operador altera essa janela para mensagens indicativas do processo de votação, a saber: "Configurando o sistema de votação"; "Em votação"; "Em apuração"; e o resultado da votação.
Cada usuário (votante) recebe um Terminal de Votação Sem Fio (TSF) e, para cada assunto que necessite votação, poderá registrar seu voto com as seguintes opções SIM, NÃO e ABStenção. Quando aparecer no vídeo a mensagem " Em votação", os Terminais de Votação estarão aptos a receber os votos (LED indicativo de votação fica piscando). Os usuários (votantes) pressionam a tecla com a opção de voto e o LED indicativo de votação fica aceso para indicar que o voto foi recebido pela Central de Votação. Quando aparecer no vídeo a mensagem "Em apuração", o LED indicativo de votação é desligado. Depois disso, são apresentados os resultados da votação no vídeo. Se a votação realizada era "secreta" são apresentados somente as totalizações dos votos SIM, NÃO e ABStenção. Se a votação realizada era "aberta", além das totalizações são apresentadas telas com os nomes dos votantes e o respectivo voto. Todas as votações são registradas e mantidas em arquivos sequenciais em uma pasta indicada pelo operador do sistema.
Uma das finalidades da Maleta de Transporte é acomodar, organizar e transportar o sistema de votação. Cada Maleta de Transporte tem capacidade de acomodar até 48 Terminais de Votação, 1 Central de Votação e, cabos de energia e da USB.
Além disso, a Maleta possui conectores tipo macho e fêmea onde são inseridos os terminais de votação e que possuem dupla finalidade. A primeira é desligar os Terminais de Votação e preservar a carga da bateria. A segunda finalidade é carregar os Terminais de Votação quando a Maleta for conectada a fonte de alimentação que acompanha a Maleta.
Internamente, a Maleta possui placas eletrônicas próprias para realizar a carga das baterias dos Terminais de Votação e indicar através de LEDs o estado das baterias. Os LEDs tem 3 tipos de indicação, a saber: LED apagado - ausência de Terminais de Votação ou falha, LED piscando - bateria sendo carregada; e, LED aceso - bateria carregada.